Разработана и внедрена система документооборота в программе Verum

Разработана и внедрена система документооборота в программе Verum

Отслеживание, подписание и выдача протоколов, актов, договоров. Прием всех входящих документов

Деятельность строительной лаборатории Верум неизбежно связана с оформлением большого количества бумаг. В них отображаются все этапы и результаты проведенной работы по испытаниям строительных материалов.

С целью упрощения работы с бумагами мы создали и внедрили в программу Verum электронную систему документооборота.

«Солнечная сторона» автоматизации документооборота

Масштабная «бумажная» работа ― бич любого предприятия, агентства или компании.

Выдача клиенту на руки каждого акта, протокола и счёта по отдельности увеличивает документооборот в 3 и даже 4 раза, и это влечёт за собой дополнительные сложности:

  • В разы повышается вероятность утери той или иной важной бумаги.
  • Само оформление документов значительно растягивается во времени.

Стремление сделать работу с клиентами максимально простой для обеих сторон и натолкнуло нас на создание полностью автоматизированной системы документооборота.

Она предусматривает еженедельную подготовку пакета документов и получение заказчиком бумаг, собранных в одном акте проведения испытаний.

Что входит в пакет документов

В пакет входит не только первичная бухгалтерская документация, но и ряд других документов, имеющих непосредственное отношение к протоколам:

  • Акт проведения испытаний.
  • Комплект протоколов в количестве, заявленном клиентом (чаще всего 2 или 3).
  • Счёт за услуги лаборатории.

Пакет формируется автоматически при условии, что сумма заказа превышает 2500 гривен.

Процесс создания пакета

Пакет документов специалисты компании собирают один раз в неделю.

Собранные документы автоматически распечатываются на цветном принтере в нужном количестве и выдаются на руки заказчику. Бумаги имеют все необходимые печати и подписи-факсимиле специалистов, проводивших испытание.

Данная система позволяет не только упростить оборот документов, но и систематизировать их, сводя риск утери к минимуму.