Отслеживание, подписание и выдача протоколов, актов, договоров. Прием всех входящих документов
Деятельность строительной лаборатории Верум неизбежно связана с оформлением большого количества документов. В них отображаются все этапы и результаты проведенной работы по испытаниям строительных материалов.
С целью упрощения работы с бумагами мы создали и внедрили в программу Verum электронную систему документооборота.
«Солнечная сторона» автоматизации документооборота
Масштабная «бумажная» работа ― бич любого предприятия, агентства или компании.
Выдача клиенту на руки каждого акта, протокола и счёта по отдельности увеличивает документооборот в 3 и даже 4 раза, и это влечёт за собой дополнительные сложности:
- В разы повышается вероятность утери той или иной важной бумаги.
- Само оформление документов значительно растягивается во времени.
Стремление сделать работу с клиентами максимально простой для обеих сторон и натолкнуло нас на создание полностью автоматизированной системы документооборота.
Она предусматривает еженедельную подготовку пакета документов и получение заказчиком бумаг, собранных в одном акте проведения испытаний.
Что входит в пакет документов
В пакет входит не только первичная бухгалтерская документация, но и ряд других документов, имеющих непосредственное отношение к протоколам:
- Акт проведения испытаний.
- Комплект протоколов в количестве, заявленном клиентом (чаще всего 2 или 3).
- Счёт за услуги лаборатории.
Пакет формируется автоматически при условии, что сумма заказа превышает 2500 гривен.
Процесс создания пакета
Пакет документов специалисты компании собирают один раз в неделю.
Собранные документы автоматически распечатываются на цветном принтере в нужном количестве и выдаются на руки заказчику. Документы имеют все необходимые печати и подписи-факсимиле специалистов, проводивших испытание.
Данная система позволяет не только упростить оборот документов, но и систематизировать их, сводя риск утери к минимуму.