Відстеження, підписання та видача протоколів, актів, договорів. Прийом усіх вхідних документів
Діяльність будівельної лабораторії Верум неминуче пов’язана з оформленням великої кількості документів. У них відображаються всі етапи і результати проведеної роботи з випробувань будівельних матеріалів.
З метою спрощення роботи з паперами ми створили і впровадили в програму Verum електронну систему документообігу.
«Сонячна сторона» автоматизації документообігу
Масштабна «паперова» робота – бич будь-якого підприємства, агентства або компанії.
Видача клієнту на руки кожного акту, протоколу і рахунку окремо збільшує документообіг в 3 і навіть 4 рази, і це тягне за собою додаткові складності:
- В рази підвищується ймовірність втрати тієї чи іншої важливої паперу.
- Саме оформлення документів значно розтягується в часі.
Прагнення зробити роботу з клієнтами максимально простий для обох сторін і наштовхнуло нас на створення повністю автоматизованої системи документообігу.
Вона передбачає щотижневу підготовку пакету документів та отримання замовником паперів, зібраних в одному акті проведення випробувань.
Що входить в пакет документів
У пакет входить не тільки первинна бухгалтерська документація, а й ряд інших документів, що мають безпосереднє відношення до протоколів:
- Акт проведення випробувань.
- Комплект протоколів в кількості, заявленому клієнтом (найчастіше 2 або 3).
- Рахунок за послуги лабораторії.
Пакет формується автоматично за умови, що сума замовлення перевищує 2500 гривень.
Процес створення пакета
Пакет документів фахівці компанії збирають один раз на тиждень.
Зібрані документи автоматично роздруковуються на кольоровому принтері в потрібній кількості і видаються на руки замовнику. Документи мають всі необхідні печатки та підпис-факсиміле фахівців, які проводили випробування.
Дана система дозволяє не тільки спростити обіг документів, а й систематизувати їх, зводячи ризик втрати до мінімуму.