Ведення виконавчої документації – неодмінна частина роботи будь-якого будівельного об’єкта. У ній фіксується хід будівельно-монтажних робіт і технічний стан самого об’єкта, її оформлення необхідно для своєчасної оплати виконаних робіт.
Серйозні труднощі у веденні документації представляє саме брак часу на оформлення, а також пошук необхідних документів (паспорта, узгодження, виконавчі схеми, протоколи випробувань тощо), створення копій і сканів.
Ось лише короткий перелік складнощів, що виникають завдяки величезній кількості паперів, задіяних в роботі:
- втрата журналів робіт виконробами
- помилки в записах, внесених в журнали робіт
- зміна уповноважених представників і форм бланків
- відсутність вхідної документації.
Прискорити і спростити процес дозволить створення електронної виконавчої документації, що відкриває широкі можливості як перед підрядником, так і перед замовником.
Сервіс та його особливості
Даний сервіс можна сміливо назвати практичним втіленням багаторічного досвіду роботи будівельних компаній.
Головна особливість VERUM-ERP – наявність єдиної інформаційної бази даних об’єкта капітального будівництва. У базі знаходиться вся документація, включаючи робочий проект. Доступ, відкритий для декількох користувачів одночасно, спрощує ведення виконавчої документації в електронній формі та обмін інформацією між учасниками.
До пакету документів можна докладати скани, формуючи архів, доступний в будь-який момент кожному користувачеві.
Заощадити час при роботі з документами і формами вносять дозволяють такі особливості програми:
- Всі форми вносяться мають функції автозаповнення.
- Автоматичне заповнення дат початку і закінчення робіт.
- Автоматичне заповнення всіх необхідних журналів робіт.
- Заповнення актів прихованих робіт відбувається на основі вже внесених даних (паспортів, протоколів), у тому числі проектної та нормативної документації; необхідні дані автоматично вставляються в акти.
- Акти огляду відповідальних конструкцій формуються автоматично, на основі інформації про акти огляду прихованих робіт, яка вже є в системі.
Програма VERUM-ERP підійде для роботи як окремих користувачів, так і групі співробітників окремої будівельної компанії. Користувачеві буде створений в особистому кабінеті об’єкт капітального будівництва. В налаштуваннях об’єкту капітального будівництва будуть внесені всі дані про об’єкт і надані доступи для роботи іншим зареєстрованим користувачам програми.
Розділи програми
Сервіс має наступні основні розділи:
Розділ – Організація
Тут міститься інформація про організації, що беруть участь в будівництві об’єкту, яка використовується для оформлення “шапки” актів.
Розділи – Ведення робіт і Облік матеріалів
Дані, внесені в журнал обліку робіт і журнал матеріалів, автоматично відображаються в актах. Тому їх формування займає лічені хвилини – ще одна причина перейти на електронне ведення виконавчої документації. Відомості про роботи включають дату їх початку і закінчення.
Розділ – Зауваження контролюючих органів
Всі учасники будівництва та окремих представників контролюючих органів можуть вносити в програму зауваження в ході будівництва і відстежувати хід їх усунення.
Розділи – Виконавчі зйомки та Протоколи випробувань
У даних розділах містяться відомості про проведені лабораторних випробуваннях матеріалів, конструкцій і паль, а також відхилення за результатами виконавчих зйомок. У ці розділи включена наступна виконавча документація в електронному вигляді:
- протоколи випробувань
- виконавчі схеми
Розділ – Проекти
Розділ присвячений проектної документації, відповідно до якої виконуються роботи, узгоджені в ході будівництва. Системою передбачена онлайн-робота з файлами в форматі pdf.
Розділ – Додатки
В даному розділі користувач може завантажувати різні скани документів – актів, реєстрів, дозволів, технічних умов і т.д.
VERUM-ERP – це сервіс, що дозволяє ІТП будівельної компанії значно скоротити тимчасові витрати на оформлення виконавчої документації. У той же час витрати компанії на документообіг знижуються, що в комплексі дає їй серйозну конкурентну перевагу.